GIỚI THIỆU

Năm khổ mẫu trao đổi MARC 21, bao gồm Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục, Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu về sưu tập, Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu phân loại và Khổ mẫu MARC 21 cho thông tin cộng đồng, là những chuẩn được sử dụng rộng rãi cho việc trình bày và trao đổi dữ liệu thư mục, kiểm soát tính nhất quán, bộ sưu tập, phân loại và thông tin cộng đồng ở dạng máy tính đọc được.
Một biểu ghi MARC bao gồm 3 yếu tố:  cấu trúc biểu ghi, mã định danh nội dung và nội dung dữ liệu của biểu ghi. Cấu trúc biểu ghi là một triển khai ứng dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 2709 - Khổ mẫu trao đổi thông tin (Format for Information Exchange) và tiêu chuẩn tương đương của Hoa Kỳ ANSI/NISO Z39.2 Trao đổi thông tin thư mục (Bibliographic Information Interchange). Định danh nội dung là các mã và quy ước được thiết lập để xác định và đặc trưng hoá các yếu tố dữ liệu bên trong biểu ghi, hỗ trợ việc thao tác với dữ liệu đó, được quy định cụ thể cho từng khổ mẫu trong tất cả các khổ mẫu MARC. Nội dung của các yếu tố dữ liệu tạo thành biểu ghi MARC thông thường được quy định bởi những chuẩn bên ngoài các khổ mẫu này. Thí dụ về các chuẩn đó là Quy tắc mô tả thư mục chuẩn quốc tế (ISBD), Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR), Đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội (LCSH), hoặc các quy tắc biên mục, các từ điển từ chuẩn và bảng phân loại được sử dụng bởi cơ quan tạo ra biểu ghi. Nội dung của một số yếu tố dữ liệu được mã hoá được quy định cụ thể cho từng khổ mẫu MARC (thí dụ trong Đầu biểu, trường 007, trường 008).
"Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục: Hướng dẫn áp dụng định danh nội dung" quy định các mã và các quy ước (như nhãn trường, chỉ thị, trường con, các giá trị được mã hoá) cho các yếu tố dữ liệu trong các biểu ghi thư mục theo MARC. Tài liệu này được biên soạn cho những người tham gia vào việc tạo ra và duy trì các biểu ghi thư mục cũng như cho những người tham gia vào việc thiết kế và duy trì những hệ thống trao đổi và xử lý biểu ghi thư mục. Một phiên bản rút gọn của đặc tả này có thể truy cập được tại website http://www.loc.gov/marc/bibliographic. Danh mục đơn giản các trường được giới thiệu tại website http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html

 

Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục được thiết kế để làm một công cụ chứa thông tin thư mục về các tài liệu văn bản được in và bản thảo, tệp tin, bản đồ, bản nhạc, xuất bản phẩm nhiều kỳ, tài liệu nghe nhìn và các tài liệu hỗn hợp. Dữ liệu thư mục thông thường bao gồm nhan đề, chủ đề, chú giải, dữ liệu về xuất bản, thông tin mô tả vật lý của đối tượng. Khổ mẫu thư mục chứa các yếu tố dữ liệu cho các loại hình tài liệu sau:
- Sách (BK) - sử dụng cho các tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình có bản chất chuyên khảo.
- Xuất bản phẩm nhiều kỳ (SE) - sử dụng cho tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình mà nó được sử dụng ở  dạng từng phần với phương thức xuất bản lặp lại (như ấn phẩm định kỳ, báo, niên giám,...).
- Tệp tin (CF) - sử dụng cho phần mềm máy tính, dữ liệu số, các tài liệu đa phương tiện định hướng sử dụng bằng máy tính, hệ thống hoặc dịch vụ trực tuyến. Các loại nguồn tin điện tử khác được mã hoá theo khía cạnh quan trọng nhất của chúng. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Bản đồ (MP) - sử dụng cho tài liệu bản đồ được in, bản thảo và vi hình, bao gồm tập bản đồ, bản đồ riêng lẻ và bản đồ hình cầu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Âm nhạc (MU) - sử dụng cho bản nhạc được in, bản thảo và vi hình cũng như nhạc ghi âm và những tài liệu ghi âm không phải nhạc khác. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Tài liệu nhìn (VM) -   sử dụng cho những loại tài liệu chiếu hình, không chiếu hình, đồ hoạ hai chiều, vật phẩm nhân tạo hoặc các đối tượng gặp trong tự nhiên ba chiều, các bộ tài liệu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Tài liệu hỗn hợp (MX) - sử dụng chủ yếu cho những sưu tập lưu trữ và bản thảo của hỗn hợp các dạng tài liệu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ. (Ghi chú: trước năm 1994, tài liệu hỗn hợp (MX) được tham chiếu như là tài liệu lưu trữ và bản thảo (AM)).
Loại biểu ghi thư mục
Biểu ghi thư mục MARC được phân biệt với những loại biểu ghi MARC khác bởi những mã đặc thù trong vị trí 06 của phần Đầu biểu (Kiểu biểu ghi) và bao quát những kiểu biểu ghi sau:
- Tài liệu ngôn ngữ
- Bản thảo tài liệu ngôn ngữ
- Tệp tin
- Tài liệu bản đồ
- Bản thảo tài liệu bản đồ
- Bản nhạc có chú giải
- Bản thảo bản nhạc
- Ghi âm không phải âm nhạc
- Ghi âm âm nhạc
- Tài liệu chiếu hình
- Đồ hoạ không chiếu hai chiều
- Vật phẩm nhân tạo ba chiều và đối tượng tự nhiên
- Bộ tài liệu
- Tài liệu hỗn hợp
- Tài liệu vi hình, bất kể là dạng bản gốc hoặc sao, không được xác định là một loại biểu ghi đặc thù. Khía cạnh vi hình chỉ có tính chất thứ cấp đối với loại tài liệu của đối tượng gốc (thí dụ dạng sách,..) từ đó tạo ra tài liệu vi hình. Điều này cũng áp dụng tương tự với một số loại tệp tin mà ở đó khía cạnh tệp tin chỉ là thứ cấp; tuy nhiên, một số dạng nguồn tin điện tử sẽ được gán mã đúng ở dạng tệp tin.

 Một biểu ghi thư mục MARC bao gồm 3 thành phần chủ yếu: đầu biểu, danh mục và các trường độ dài biến động. Những thông tin sau đây giới thiệu tóm tắt cấu trúc một biểu ghi MARC. Chi tiết đầy đủ hơn được trình bày trong tài liệu Đặc tả MARC 21 cho cấu trúc biểu ghi, bảng mã ký tự và môi trường trao đổi (tại website http://www.loc.gov/marc/specifications).
Đầu biểu - Những yếu tố dữ liệu cung cấp thông tin cho việc xử lý biểu ghi. Các yếu tố dữ liệu phần này chứa các con số hoặc giá trị mã hoá và được xác định bởi vị trí ký tự tương đối. Phần đầu biểu có độ dài cố định 24 ký tự và đây là trường đầu tiên của một biểu ghi MARC.
Danh mục - Một loạt những mục trường trong đó mỗi mục chứa nhãn trường thông tin, độ dài, vị trí bắt đầu của mỗi trường có độ dài biến động trong biểu ghi. Mỗi mục trường có độ dài 12 ký tự. Những mục trường danh mục của các trường kiểm soát có độ dài biến động được trình bày trước và theo trình tự nhãn trường tăng dần. Tiếp sau là những mục trường của các trường có độ dài biến động, được xếp theo thứ tự tăng dần theo ký tự đầu tiên của nhãn trường. Trình tự lưu trữ của các trường dữ liệu có độ dài biến động trong biểu ghi không nhất thiết phải trùng hợp với thứ tự của các mục trường trong vùng Danh mục. Những nhãn trường lặp lại được phân biệt bằng vị trí của những trường tương ứng trong biểu ghi. Danh mục được kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường (một mã ASCII 1E hex).
Trường có độ dài biến động - Dữ liệu trong biểu ghi thư mục MARC được tổ chức thành trường có độ dài biến động, mỗi trường được xác định bằng một nhãn trường ba ký tự, được lưu trong mục trường tương ứng của trường tại vùng Danh mục. Mỗi trường kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường. Trường có độ dài biến động cuối cùng trong biểu ghi kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường và một ký tự kết thúc biểu ghi (mã ASCII 1D hex).
Trường kiểm soát có độ dài biến động - Trường nhóm 00X. Những trường này được xác định bằng một nhãn trường trong Danh mục nhưng chúng đồng thời không có cả vị trí chỉ thị lẫn mã trường con. Những trường kiểm soát có độ dài biến động có cấu trúc khác với các trường dữ liệu có độ dài biến động. Chúng có thể chứa hoặc một yếu tố dữ liệu đơn trị hoặc một loạt những yếu tố dữ liệu có độ dài cố định được quy định bằng vị trí ký tự tương ứng.
Trường dữ liệu có độ dài biến động - Những trường còn lại được xác định trong khổ mẫu. Cùng với việc được xác định bằng một nhãn trường trong Danh mục, trường dữ liệu có độ dài biến động chứa hai vị trí chỉ thị ở đầu của mỗi trường và mã trường con dài hai ký tự trước mỗi trường dữ liệu bên trong trường.
            Trường dữ liệu có độ dài biến động được sắp xếp thành khối trường theo ký tự đầu tiên của nhãn trường. Ký tự này, ngoại trừ một vài ngoại lệ, xác định chức năng của dữ liệu bên trong biểu ghi. Kiểu thông tin trong trường được xác định bằng các những phần còn lại của nhãn trường.

Bên trong các khối trường 1XX, 4XX, 6XX, 7XX và 8XX, có dự phòng một số cặp định danh nội dung. Những nội dung sau, ngoại trừ một vài ngoại lệ, được dành cho hai ký tự cuối của nhãn trường:
X00     Tên cá nhân
X10     Tên tổ chức
X11     Tên hội nghị
X30     Nhan đề đồng nhất
X40     Nhan đề tùng thư
X50     Thuật ngữ chủ đề
X51     Tên địa lý
Bên trong các trường dữ liệu có độ dài biến động, hai loại định danh nội dung sau được sử dụng:
Vị trí chỉ thị - Hai vị trí ký tự đầu tiên trong trường dữ liệu có độ dài biến động chứa thông tin để diễn giải hoặc bổ sung cho dữ liệu bên trong trường. Giá trị của chỉ thị được diễn giải một cách độc lập, nghĩa là ý nghĩa của của từng giá trị của hai chỉ thị sẽ không liên quan với nhau. Giá trị của chỉ thị có thể được nhập ở dạng chữ cái hoặc số. Một khoảng trống (mã ASCII SPACE), thể hiện trong tài liệu này bằng dấu thăng (#), được sử dụng cho vị trí chỉ thị không xác định. Trong vị trí chỉ thị nhất định, một khoảng trống có thể thông báo ý nghĩa hoặc có nghĩa là "không có thông tin".
Mã trường con - Hai ký tự để phân biệt những yếu tố dữ liệu bên trong một trường khi chúng đòi hỏi được xử lý riêng biệt. Một mã trường con gồm một ký tự phân cách trường (mã ASCII 1F hex), được ký hiệu trong tài liệu này bằng ký tự $, tiếp sau là một định danh phần tử dữ liệu. Định danh phần tử dữ liệu có thể là một ký tự chữ cái dạng chữ thường hoặc một ký tự dạng số. Mã trường con được xác định độc lập cho từng trường, tuy nhiên những ý nghĩa tương tự sẽ được duy trì bất kỳ lúc nào có thể (thí dụ trong các trường 100, 400 và 600 Tên cá nhân). Mã trường con được quy định với mục đích để xác định, mà không phải để sắp xếp. Thứ tự trường con thường được xác định bằng tiêu chuẩn cho nội dung dữ liệu, thí dụ quy tắc biên mục.

Một biểu ghi thư mục MARC có thể chứa dữ liệu nhiều dạng văn tự. Chỉ một dạng văn tự có thể được coi là dạng văn tự chính của nội dung dữ liệu của biểu ghi, mặc dù những văn tự khác cũng được sử dụng cho nội dung dữ liệu. (Chú ý: Mã ASCII được sử dụng cho các thành phần cấu trúc của biểu ghi, cùng với hầu hết các dữ liệu mã hoá cũng được thể hiện trong dạng ký tự ASCII). Những mô hình chung cho dữ liệu đa văn tự được trình bày trong Phụ lục D cùng với một số thí dụ biểu ghi đầy đủ.

Về lý thuyết, mọi trường và trường con đều có thể được lặp. Tuy nhiên, bản chất của dữ liệu có thể loại trừ sự lặp lại. Thí dụ, một biểu ghi thư mục có thể chứa một trường tiêu đề chính khối 1XX; trường con 100 có thể chỉ chứa một trường con $a (Tên cá nhân) nhưng có thể chứa nhiều hơn một trường con $c (Chức danh và những từ khác đi kèm với tên cá nhân). Tính lặp hoặc không lặp của mỗi trường hoặc trường con được nêu rõ trong khổ mẫu.

Những trường trong biểu ghi có thể được liên kết một cách đặc thù thông qua sử dụng những kỹ thuật liên kết trường áp dụng chung. Kỹ thuật dựa trên cú pháp của dữ liệu trong trường con $8 (Liên kết trường và số thứ tự) để xác định các trường liên kết. Cấu trúc và cú pháp cho trường liên kết và trường con thứ tự được mô tả trong Phụ lục A.

Một ký tự lấp đầy (ASCII 7C hex), được trình bày trong tài liệu này bằng ký tự sổ thẳng (|), có thể sử dụng trong biểu ghi thư mục trong các trường 007-008 và trường con $7 của những trường tiêu đề liên kết (760-787). Ký tự lấp đầy có thể không được sử dụng trong đầu biểu, trong nhãn trường, chỉ thị hoặc mã trường con. Việc sử dụng của ký tự lấp đầy trong những biểu ghi đóng góp cho cơ sở dữ liệu quốc gia có thể là độc lập với những cấp độ yêu cầu quốc gia được chỉ định trong mỗi yếu tố dữ liệu. Sự có mặt của một ký tự lấp đầy trong biểu ghi thư mục cho biết rằng khổ mẫu đưa ra một mã để sử dụng, song người tạo ra biểu ghi thư mục đã quyết định không cung cấp mã này.
Mã u (Không biết hoặc không xác định), nếu được sử dụng, cho biết rằng người tạo ra biểu ghi cố gắng cung cấp mã nhưng không xác  định được mã nào là mã phù hợp.
Mã n (Không áp dụng) được xác định trong nhiều vị trí mã hoá để cho biết rằng đặc trưng được xác định cho vị trí này không được áp dụng cho một dạng đặc thù của đối tượng hoặc loại biểu ghi.

 Mẫu hiển thị cố định là một thuật ngữ, cụm từ, khoảng trống, các quy ước sử dụng dấu ngắt, có thể được tạo ra bởi phần mềm để giúp cho việc trình bày của dữ liệu trong biểu  ghi có ý nghĩa hơn đối với người sử dụng. Trong khổ mẫu thư mục, một số nhãn trường (thí dụ trường 770 - Phụ trương/Số đặc biệt), chỉ thị (thí dụ trường 511, chỉ thị 1, Mã điều khiển mẫu hiển thị cố định), mã trường con (thí dụ trường con đề mục con $x, $y và $z trong tiêu đề chủ đề bổ sung),  có thể được sử dụng để tạo ra các thuật ngữ, cụm từ và/hoặc ký hiệu quy ước để hiển thị biểu ghi. Việc sử dụng những mẫu hiển thị cố định được quy định bởi từng tổ chức hay hệ thống. Thí dụ cho việc sử dụng mẫu hiển thị cố định được giới thiệu ở phần Quy ước nhập dữ liệu trong mô tả của mỗi trường. Quy ước chung cho việc hiển thị một mã trường con như một khoảng trống trong hiển thị một biểu ghi không được làm nổi bật trong thí dụ cho mẫu hiển thị cố định.

Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục được sử dụng như một công cụ chuyển tải dữ liệu thư mục từ bất cứ tổ chức nào. Nói  chung, trách nhiệm về nội dung dữ liệu, định danh nội dung và chuyển tả thông tin thư mục bên trong biểu ghi có thể được xác định bằng cách nghiên cứu trường được chỉ dẫn trong phần Những bên có trách nhiệm dưới đây. Tuy nhiên, nội dung dữ liệu của một yếu tố dữ liệu nào đó là chỉ giới hạn khi yếu tố dữ liệu đó là do tổ chức gán hoặc là yếu tố dữ liệu thuộc nhóm được kiểm soát.

Trong một biểu ghi chưa được sửa đổi, tổ chức được xác định như nguồn biên mục gốc của biểu ghi, được thể hiện trong vị trí 39 của trường 008 (008/39) và/hoặc trường 040 $a, là tổ chức chịu trách nhiệm về nội dung của biểu ghi.  Tổ chức được xác định như cơ quan chuyển tả, được thể hiện trong trường 040 $c, là tổ chức chịu trách nhiệm về định danh nội dung và chuyển tả dữ liệu.
 Trong biểu ghi đã được sửa đổi, các tổ chức được xác định trong trường 040 $a và $d (Tổ chức sửa đổi biểu ghi) là những tổ chức cùng chịu trách nhiệm về nội dung biểu ghi. Tổ chức được xác định như cơ quan chuyển tả và cơ quan sửa đổi biểu ghi, được thể hiện trong trường 040 $c và $d, là những tổ chức cùng chịu trách nhiệm về định danh nội dung và chuyển tả dữ liệu.

Yếu tố dữ liệu do tổ chức gán là yếu tố mà nội dung của nó được xác định bởi tổ chức được uỷ quyền và là trách nhiệm của tổ chức đó, thí dụ trường 222 (Nhan đề khoá) là trách nhiệm của một trung tâm ISSN. Trong khi nội dung trường này được nhập bởi tổ chức uỷ quyền, nó có thể được chuyển tả bởi tổ chức khác.

Một vài yếu tố dữ liệu chứa dữ liệu từ danh mục có kiểm soát do tổ chức được uỷ quyền tạo lập, thí dụ Danh sách mã của MARC cho khu vực địa lý trong trường 043 (Mã vùng địa lý). Những yếu tố này được chỉ rõ ở trong trường hoặc trường con của MARC 21 và chỉ có những giá trị lấy từ danh mục được chỉ định có thể được sử dụng để nhập vào trường. Nếu mong muốn sửa đổi hoặc bổ sung cho danh mục này, cần phải tham vấn với tổ chức bảo trì danh mục.

Những nhóm người sử dụng khổ mẫu có thể yêu cầu mức đầy đủ hoặc yêu cầu mức tối thiểu để đảm bảo tính nhất quán giữa các tổ chức biên mục. Những yêu cầu này phải được thông báo rộng rãi cho mọi bên tham gia trao đổi có thể để họ biết.

Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục chứa một thông báo tóm tắt về những mã định danh nội dung, tiếp sau là một phần trình bày chi tiết về từng mã định danh nội dung. Tiếp sau phần mô tả Đầu biểu và Danh mục, là phần trình bày chi tiết về từng trường có độ  dài biến động được xếp theo thứ tự của nhãn trường.
Phần Phụ lục của tài liệu này cung cấp thông tin về một số trường con được kiểm soát (Phụ lục A), những thí dụ về biểu ghi cấp đầy đủ (Phụ lục B), thí dụ về biểu ghi cấp tối thiểu (Phụ lục C), những thí dụ về biểu ghi đa văn tự (Phụ lục D), danh mục theo vần chữ cái những tiêu đề dễ nhầm lẫn với nhãn trường được đề xuất (Phụ lục E), danh mục những mạo từ  hạn định (the) và quán từ không xác định (a, an) (Phụ lục F), danh mục những thay đổi của khổ mẫu kể từ bản xuất bản gần đây nhất (Phụ lục G) và danh mục một số trường cục bộ của Hoa Kỳ và Canađa (Phụ lục H).

Để tránh lặp lại, một số phần thông tin chung của những nhóm trường có đặc tính tương tự sẽ được trình bày. Những phần thông tin chung này cung cấp chỉ dẫn  về những định danh nội dung chung cho những trường trong nhóm. Việc mô tả đối với mỗi trường trong nhóm được tham chiếu đến phần thông tin chung cho nhóm trường này.
Thí dụ, nhóm trường X00 - Tên cá nhân - Phần thông tin chung được cung cấp cho các tiêu đề tên cá nhân. Phần thông tin chung này cung cấp những chỉ dẫn cho những định danh nội dung chung cho mỗi loại tiêu đề tên cá nhân không phân biệt chúng được sử dụng trong trường 100 - Tiêu đề chính tên cá nhân, trường 600 - Truy cập chủ đề, trường 700 - Tiêu đề bổ sung, trường 800 - Tiêu đề tùng thư bổ sung. Việc mô tả cho mỗi trường riêng rẽ (100, 600, 700, 800) được tham chiếu đến phần thông tin chung cho nhóm trường X00.

Mỗi một mô tả chi tiết nói chung chứa sáu phần: liệt kê định danh nội dung; định nghĩa và phạm vi bao quát của vị trí ký tự hoặc của trường; hướng dẫn áp dụng định danh nội dung, có thí dụ; quy ước nhập dữ liệu; lịch sử mã định danh nội dung.
Phần liệt kê định danh nội dung giới thiệu:
- Tên của định danh nội dung;
- Tính lặp / không lặp của trường (các mã ký hiệu L hoặc KL).
Đối với Đầu biểu và những trường kiểm soát có độ dài biến động, danh mục liệt kê tên của vị trí ký tự và giá trị của mã đã được xác định. Đối với trường dữ liệu có độ dài biến động, danh mục cung cấp tên các vị trí chỉ thị và bất cứ giá trị mã hoá được xác định nào, tên của các mã trường con và bất cứ giá trị mã hoá được xác định nào. Đối với mọi trường có độ dài biến động, mã tính lặp/không lặp ở mọi cấp độ cho biết liệu trường có thể lặp hay không trong một biểu ghi. Đối với những trường có độ dài biến động, mã tính lặp của trường con cho biết liệu trường con có lặp trong một trường hay không.
Phần vị định nghĩa và phạm vi của trí ký tự hoặc của trường mô tả nội dung của vị trí ký tự hoặc của trường, sự phù hợp của nó đối với những loại biểu thư mục đặc thù, cung cấp những thông tin khác như tính lặp trong một số tình huống cụ thể, sự sử dụng những danh mục hoặc quy tắc bắt buộc để định dạng dữ liệu, v.v..
Phần hướng dẫn áp dụng định danh nội dung mô tả nội dung và phạm vi của mỗi giá trị mã hoá, chỉ thị, mã trường con, cung cấp những thông tin khác như sự phù hợp của việc sử dụng và tính lặp trong một số tình huống cụ thể. Giá trị mã hoá và mã trường con trong phần này được trình bày theo thứ tự vần chữ cái hoặc số.  Thí dụ cho biết cách áp dụng định danh nội dung được cung cấp ngay sau phần mô tả. Thí dụ minh hoạ việc áp dụng định danh nội dung đặc thù. Dữ liệu trong thí dụ có thể đầy đủ hoặc ít hơn trong thực tiễn biên mục. Đa số các thí dụ thể hiện việc áp dụng AACR2 và ISBD; tuy nhiên, một số thí dụ lại thể hiện việc sử dụng MARC một cách tổng quát. Một vài thí dụ minh hoạ những điểm đặc thù.
Phần quy ước nhập dữ liệu cung cấp hướng dẫn về việc sử dụng những định danh nội dung và những ký hiệu như dấu phân cách, khoảng trống và các mẫu hiển thị cố định. Nói chung, dấu phân cách sử dụng bên trong trường được quy định bởi các quy tắc của những hệ thống biên mục hoặc của hệ thống đề mục chủ đề, từ điển từ chuẩn. Những quy ước nhập dữ liệu làm rõ những thực tiễn xác định các dấu phân cách; những dấu phân cách có thể là dấu chấm (.), dấu hỏi (?), dấu chấm than (!), dấu gạch ngang (-).
Phần lịch sử định danh nội dung cung cấp thông tin về những thay đổi quan trọng về định danh nội dung. Những kiểu thay đổi được nêu trong phần này bao gồm:
- Những mã định danh nội dung mới được xác định có ảnh hưởng lên tính nhất quán trong cơ sở dữ liệu, thí dụ trước năm 1980, dữ liệu về hội nghị trong các trường liên quan đến cơ quan/tập thể không được nhập vào trường con riêng biệt trước khi quy định nhập vào trường con $c sau năm 1980;
- Những mã được quy định lại, thí dụ trước năm 1979, trong các trường X10, cả số và tên của phần, tập được nhập vào trường con $p, còn sau năm 1979, trường con $p  được xác định lại là chỉ nhập tên của phần/tập;
- Sự thay đổi trong các mã và giá trị để đảm bảo sự nhất quán trong các đặc tả của MARC, thí dụ trong vị trí 24-27 trường 008 (008/24-27) đối với sách, mã h (Sổ tay tra cứu) được quy định lại thành mã f từ sau năm 1979;
- Sự thay đổi trong tính lặp khi nó ảnh hưởng đến tính nhất quán của cơ sở dữ liệu, thí dụ trường 020 trước năm 1977 là không lặp; nhiều số ISBN có thể được nhập vào các trường con lặp $a, $b và $c.
- Cấu trúc lại trường, thí dụ như trường 007 (Trường có độ dài cố định về đặc trưng vật lý) trong năm 1980;
- Những mã định danh nội dung bị lỗi thời, thí dụ trường con $b (số) trong các trường X11 khi trường con $n được xác định lại để bao quát cả số của hội nghị từ năm 1979. Những định danh nội dung lỗi thời trước đây chỉ được xác định trong khổ mẫu quốc gia riêng sẽ được đánh dấu bằng ký hiệu [chỉ có trong USMARC] hoặc [chỉ có trong CAN/MARC]; những trường lỗi thời nếu không đánh dấu kèm theo nghĩa là có mặt trong cả hai khổ mẫu.
Trong khổ mẫu MARC, chúng ta phân biệt giữa định danh nội dung lỗi thời và định danh nội dung bị xoá. Định danh nội dung lỗi thời là những định danh đã được sử dụng trong khổ mẫu MARC và vẫn tiếp tục xuất hiện trong các biểu ghi được tạo ra trước khi chúng được quy định là lỗi thời. Những định danh nội dung lỗi thời không được sử dụng trong các biểu ghi mới. Định danh nội dung lỗi thời được ghi lại trong phần Lịch sử định danh nội dung tương ứng. Định danh nội dung bị xoá không được ghi lại trong phần Lịch sử định danh nội dung tương ứng và không xuất hiện trong bất cứ tài liệu mới nào của MARC. Định danh nội dung được quy định là dự phòng trong MARC nhưng chưa được định nghĩa, hoặc đã được định nghĩa song được biết gần như chắc chắn là chưa sử dụng, có thể được xoá khỏi khổ mẫu. Những mã định danh nội dung bị xoá có thể được định nghĩa lại để sau này đưa vào khổ mẫu.

Tài liệu này sử dụng các quy ước đánh máy như sau:

Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục nên được sử dụng với các tiêu chuẩn và các tài liệu liên quan sau. Tại những trường phải sử dụng tiêu chuẩn, tên tiêu chuẩn sẽ được ghi rõ kèm theo số hiện tiêu chuẩn để trong ngoặc.

Những tài liệu tiêu chuẩn ISO do Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) (www.iso.ch) hoặc các cơ quan khác cung cấp; các tài liệu tiêu chuẩn ANSI/NISO Z39 có thể nhận được từ Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia Hoa Kỳ (NISO).
Khổ mẫu trao đổi thông tin (ISO 2709) và Chuẩn Trao đổi thông tin thư mục (ANSI/NISO Z39.2)
Mã trình bày tên nước và các khu vực trực thuộc: Phần 2,  Mã khu vực thuộc quốc gia (ISO 3166-2)
Định số sách chuẩn quốc tế (ISBN) (ISO 2108)
Số âm nhạc chuẩn quốc tế (ISMN) (ISO 10957)
Mã số ghi âm  chuẩn quốc tế (ISRC) (ISO 3901)
Số xuất bản phẩm nhiều kỳ chuẩn quốc tế (ISSN) (ISO 3297) ((ANSI/NISO Z39.9)
Trình bày ngày và thời gian (ISO 8601)
Định danh đóng góp và xuất bản phẩm nhiều kỳ (SICI) ((ANSI/NISO Z39.56)
Số báo cáo kỹ thuật chuẩn quốc tế (ISRN) (ISO 10444) và Số mô tả báo cáo kỹ thuật chuẩn ((ANSI/NISO Z39.23)
Chuẩn bộ mã ký tự được trình bày trong tài liệu "Đặc tả cấu trúc biểu ghi, bộ mã ký tự và vật trao đổi thông tin"

Những tài liệu chuẩn MARC do Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ (Dịch vụ phổ biến biên mục, Washington, DC 20541, USA (Worlwide distribution)) và Nhà xuất bản Canađa (PWGSC, Ottawa, Ontario K1A0S9, CA (Canadian Distribution)) cung cấp. Một số tài liệu nếu được chỉ rõ có thể truy cập được từ Internet.
Danh sách mã MARC về tên nước (http://www.loc.gov/marc/countries)
Danh sách mã MARC về khu vực địa lý (http://www.loc.gov/marc/geoareas)
Danh sách mã MARC về ngôn ngữ (http://www.loc.gov/marc/languages)
Danh sách mã MARC về tổ chức (trước đây được xuất bản dưới nhan đề Ký hiệu của các thư viện Hoa Kỳ)
Danh sách mã MARC về các thông tin quan hệ, nguồn và quy ước mô tả (http://www.loc.gov/marc/relators)
Ký hiệu và chính sách mượn liên thư viện ở Canađa (http://www.nlc-bnc.ca/ill/eillsymb.htm)
Khổ mẫu MARC rút gọn (tất cả 5 khổ mẫu rút gọn) (http://www.loc.gov/marc/consice/)
Khổ mẫu MARC21  cho dữ liệu kiểm tra tính thống nhất
Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu phân loại
Khổ mẫu MARC 21 cho thông tin cộng đồng
Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu về sưu tập

Đặc tả MARC 21 về cấu trúc biểu ghi, bộ mã ký tự và vật mang tin trao đổi (http://www.loc.gov/marc/specs)

Tài liệu này thay cho tài liệu "Khổ mẫu USMARC cho dữ liệu thư mục" và "Khổ mẫu trao đổi MARC của Canađa cho dữ liệu thư mục" mới xuất bản gần đây. Cùng với việc sát nhập những khổ mẫu nói trên, trong năm 1997, một khổ mẫu thống nhất đã được xuất bản.

MARC 21 thay thế cho tài liệu "Khổ mẫu USMARC cho dữ liệu thư mục: Hướng dẫn định danh nội dung" xuất bản năm 1994, các phần cập nhật số 1 (tháng 3/1995), số 2 (tháng 3/1996) và số 3 (tháng 7/1997). Với Bản cập nhật số 3, khổ mẫu USMARC và CAN/MARC trở thành giống nhau về các đặc tả. Lần xuất bản năm 1994 thay thế lần xuất bản năm 1988 và 4 lần cập nhật đối với lần xuất bản 1988 trong giai đoạn 1988-1991. Lần xuất 1988 đã có sử dụng văn bản cơ sở của lần xuất bản 1980 dưới nhan đề "Khổ mẫu MARC cho dữ liệu thư mục (MFBD)" và 15 bản cập nhật cho tài liệu này trong giai đoạn 1980-1987. Lần xuất bản 1980 là tập hợp của tài liệu riêng rẽ về khổ mẫu MARC được phát triển riêng rẽ cho các loại tài liệu và được xuất bản giữa các năm 1969 và 1977.

MARC 21 thay thế cho tài liệu "Khổ mẫu trao đổi MARC của Canađa cho dữ liệu thư mục" xuất bản năm 1994 và 6 lần cập nhật được xuất bản giữa các năm 1994-1998. Lần cập nhật thứ 6 chứa những thay đổi của CAN/MARC để làm cho nó trùng hợp với USMARC. Với lần cập nhật này, các đặc tả của khổ mẫu CAN/MARC và USMARC trở thành trùng khớp. Lần xuất bản 1994 thay thế lần xuất bản 1988 và 7 cập nhật giữa các năm 1988-1991. Lần xuất bản 1988 được xuất bản với việc tích hợp các khổ mẫu CAN/MARC riêng rẽ cho chuyên khảo và xuất bản phẩm nhiều kỳ.

"Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục" được biên soạn bởi Phòng Phát triển Mạng và Chuẩn MARC, Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, với sự phối hợp của Phòng Chuẩn và Hỗ trợ, Thư viện Quốc gia Canađa. Mọi câu hỏi liên quan đến nội dung tài liệu này có thể gửi đến địa chỉ:
Network Development and MARC Standards Office
Library of Congress
101 Independence Avenue, S.E.
Washington, D.C. 20540-4102, USA
Fax: +1-202-707--0115
Email: ndmso@loc.gov
Standards and Support
National Library of Canada
395 Wellington St.
Ottawa, Ontario K1A 0N4, Canada
Fax: +1-819-953-0291
Email: marc@nlc-bnc.ca
Bản gốc "Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục" được tổ chức theo kiểu lần lượt từng trường với mỗi trường được đánh số trang riêng để tạo điều kiện thuận lợi cho cập nhật. Những cập nhật thường xuyên với các trang mới và các trang thay thế văn bản nền và phiên bản tổng hợp của văn bản nền sẽ được đơn vị Dịch vụ Phân phối Biên mục, Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, Washington, D.C. 20540-4102, USA (Worldwide Distribution) và Nhà xuất bản Chính phủ Canađa, Dịch vụ Công và Dịch vụ Chính phủ Canađa (PWGSC), Ottawa, Ontario K1A 0S9, Canada (Canada Distribution) cung cấp. Sự xuất hiện của các cập nhật sẽ được thông báo trên website MARC của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ (www.loc.gov/marc), website của Thư viện Quốc gia Canađa (www.nlc-bnc.ca/marc), trên nhóm thảo luận và thông qua các thông cáo báo chí cho thư viện và và những người đã mua văn bản nền. Những cập nhật có thề được đặt mua thường xuyên từ Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ và Nhà xuất bản Chính phủ Canađa - PWGSC. ấn phẩm này và những cập nhật của nó được cung cấp cho những người mua băng từ biểu ghi thư mục của Dịch vụ phân phối MARC của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ như một phần của gói sản phẩm băng từ.